Savoir précisément pourquoi vos factures sont refusées
Vos factures partent, et une partie revient refusée. Le motif affiché est court, technique, et ne dit pas quoi corriger. Vos équipes reprennent les documents un par un, parfois pendant des semaines, sans savoir si le problème vient d'un client, d'un type de prestation ou de votre outil.
Cet audit répond à une seule question : qu'est-ce qui, exactement, fait échouer vos flux — et dans quel ordre faut-il le corriger. Périmètre défini à l'avance, prix fixe, résultat livré en dix jours ouvrés.
Ce que vous obtenez est un document de travail que votre équipe informatique ou votre intégrateur TMS peut appliquer directement. Nous n'intervenons pas sur vos systèmes : nous vous disons où regarder et quoi changer.
- Format
- Audit à périmètre fixe, défini avant démarrage
- Durée
- 10 jours ouvrés
- Tarif
- Sur devis — forfait, connu avant signature
- Exécution
- Par vos équipes, à partir de nos spécifications
Cet audit est fait pour vous si
- Une partie de vos factures est refusée et le motif renvoyé reste incompréhensible pour vos équipes.
- Vous refacturez des frais avancés pour le compte de vos clients et ces lignes posent problème.
- Certaines prestations passent, d'autres non, sans logique apparente.
- Votre TMS produit un export que la plateforme de réception refuse.
- Une échéance approche et personne ne sait dire quel écart il reste à combler.
- Vous devez chiffrer un chantier de mise en conformité sans savoir ce qu'il contient.
Ce que l’audit examine
Nous confrontons ce que vos systèmes produisent réellement aux règles que la plateforme de réception applique, champ par champ.
Messages EDIFACT (D96A / D01B)
Analyse des messages réellement transmis : segments et qualifiants attendus, éléments conditionnels devenus obligatoires selon le type de transaction, écarts avec la spécification en vigueur du destinataire.
Exports TMS face aux règles de validation
Passage de vos exports au crible des règles Schematron dérivées de la spécification de la plateforme fiscale de votre pays : ce qui est structurellement valide mais métier-invalide, et donc refusé malgré un fichier bien formé.
Débours douaniers
Traitement des sommes avancées au nom et pour le compte du client. C'est le poste qui échoue le plus souvent chez un commissionnaire en douane : la ligne existe, mais elle n'est pas qualifiée d'une manière que la plateforme reconnaît.
Codes de frais annexes
Surestaries, BAF et autres majorations : codification des postes, cohérence avec la prestation principale, rattachement correct à la base imposable.
Catégories d’exonération de TVA
Vérification des catégories d'exonération utilisées et de leur cohérence avec le motif porté par la facture — un motif absent ou mal codé suffit à faire refuser un document par ailleurs correct.
Arrondis et cohérence des montants
Écarts entre somme des lignes et totaux, règles d'arrondi appliquées par vos outils, unités et devises. Cause fréquente de rejets en série sur des documents pourtant simples.
Ce que vous recevez
- Une Technical Gap Specification : la liste des écarts constatés, chacun rattaché au champ, au message et à la règle qui échoue.
- Un rapport d'audit RAG — Rouge, Orange, Vert — qui classe chaque point de contrôle par criticité, pour arbitrer ce qui bloque un flux et ce qui peut attendre.
- L'ordre de correction recommandé, avec la dépendance entre les correctifs.
- Ce qui relève de votre outillage, ce qui relève de vos données, ce qui relève de la configuration côté plateforme.
Qui fait quoi
- Nous
- Nous analysons, qualifions chaque écart et rédigeons la spécification de correction.
- Vous
- Vos équipes appliquent les correctifs dans vos outils, à leur rythme et sous leur contrôle.