Glossaire
Le vocabulaire de la facturation électronique et de l’EDI
Des définitions courtes et factuelles. Quand une notion est régulièrement confondue avec une autre, c'est dit explicitement.
24 termes définis
- Facturation électronique
- L'émission, la transmission et la réception d'une facture sous une forme structurée, exploitable automatiquement par le système du destinataire. Un PDF envoyé par email n'en relève pas : il est lisible par un humain mais pas interprétable par une machine sans traitement supplémentaire.
- EDI
- Échange de Données Informatisé : la transmission de documents commerciaux — commandes, avis d'expédition, factures — d'un système à un autre dans un format convenu, sans intervention humaine. L'EDI précède de plusieurs décennies la facturation électronique et coexiste avec elle.
- EDIFACT
- Norme internationale de messages EDI définie par les Nations unies (UN/EDIFACT). Un message EDIFACT est composé de segments et d'éléments de données identifiés par des codes ; c'est le format le plus répandu en Europe pour les échanges commerciaux.
- Mapping EDI
- La règle de correspondance qui traduit les données d'un système dans la structure attendue par un partenaire, et inversement. La majorité des échecs d'échange viennent du mapping ou de la donnée qui l'alimente, pas du canal de transport.
- INVOIC
- Le message EDIFACT correspondant à une facture. C'est le message dont le rejet a l'effet le plus direct sur la trésorerie, puisque la facture n'est pas considérée comme reçue tant qu'elle n'a pas été acceptée.
- DESADV
- Le message EDIFACT d'avis d'expédition, envoyé avant l'arrivée de la marchandise. Il permet au destinataire de préparer sa réception ; son rejet peut bloquer physiquement une livraison.
- ORDERS
- Le message EDIFACT de commande, généralement le premier de la chaîne d'échange. Une erreur à ce stade se propage jusqu'à la facture, ce qui explique que le symptôme apparaisse souvent loin de sa cause.
- ANSI X12
- La norme de messages EDI utilisée principalement en Amérique du Nord. Elle remplit le même rôle qu'EDIFACT avec une syntaxe et une numérotation de messages différentes.
- AS4
- Protocole de transport sécurisé pour l'échange de documents structurés entre plateformes. Il assure la transmission et l'accusé de réception des messages ; il ne dit rien de la validité de leur contenu.
- AS2
- Protocole d'échange de documents EDI sur HTTP, avec signature et accusé de réception. Encore largement utilisé dans les échanges avec la distribution et l'industrie.
- OFTP2
- Protocole d'échange de fichiers issu du secteur automobile, toujours imposé par de nombreux donneurs d'ordre industriels. Sa configuration (certificats, identifiants) est une source fréquente de blocages difficiles à diagnostiquer.
- Factur-X
- Format de facture hybride associant un PDF lisible par un humain et un fichier XML structuré embarqué dans ce PDF. Il permet de satisfaire un lecteur humain et un traitement automatisé avec un seul document.
- UBL
- Universal Business Language : un ensemble de structures XML normalisées pour les documents commerciaux, dont la facture. C'est l'une des deux syntaxes couramment acceptées par les plateformes européennes.
- UN/CEFACT CII
- Cross Industry Invoice : la seconde syntaxe XML normalisée pour la facture, développée par l'UN/CEFACT. C'est celle qui est embarquée dans un fichier Factur-X.
- EN 16931
- La norme européenne qui définit le modèle sémantique d'une facture électronique : quelles informations elle doit porter et comment elles se relient, indépendamment de la syntaxe XML utilisée pour l'exprimer.
- E-reporting
- La transmission de données relatives à des transactions, distincte de l'envoi de la facture elle-même. Deux mécanismes différents, souvent confondus, qui n'impliquent pas les mêmes flux techniques.
- Identifiant électronique
- L'identifiant sous lequel une entreprise est enregistrée et joignable sur un réseau d'échange. Mal enregistré ou mal routé, il produit un symptôme trompeur : tout paraît fonctionner et rien n'arrive au destinataire.
- Cycle de vie de la facture
- La suite des statuts qu'une facture traverse après son émission — déposée, rejetée, acceptée, payée. Exploiter ces retours dans vos systèmes évite d'avoir à consulter un portail pour savoir où en est chaque document.
- ERP
- Le système de gestion qui centralise les processus d'une entreprise : commandes, stocks, facturation, référentiels. C'est la source de la plupart des données qui alimentent un flux de facturation.
- TMS
- Transport Management System : le système qui pilote les expéditions et le transport. Il alimente les avis d'expédition et les justificatifs rattachés aux factures de transport.
- WMS
- Warehouse Management System : le système qui gère les opérations d'entrepôt. Il détient les quantités réellement préparées et expédiées — souvent à l'origine des écarts entre livraison et facturation.
- Middleware
- La couche logicielle qui orchestre les échanges entre applications. Elle évite de relier chaque système à tous les autres, et centralise la gestion des erreurs et des reprises.
- Rapprochement
- La mise en correspondance des factures, des commandes et des paiements pour vérifier qu'ils concordent. Effectué manuellement, c'est l'une des tâches répétitives les plus courantes dans les services comptables.
- Remédiation
- La correction d'un flux existant qui ne fonctionne plus ou n'a jamais complètement fonctionné, par opposition à une implémentation neuve. Elle commence par identifier la cause, pas par remplacer l'outil.
Là où ces notions s’appliquent
Un terme de cette liste vous pose problème en production ?
C’est généralement le signe que le problème est ailleurs que là où on le cherche.