Niveau 3 · Extension

Le travail répétitif que vos équipes font parce que les systèmes ne le font pas

Traitement des factures, rapprochements, vérification des données, réponses aux messages : nous automatisons les gestes qui n'apportent rien et qui usent vos équipes.

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Votre entreprise perd de l'argent sans le savoir. Et je vous aide à le récupérer.
Je suis consultant en automatisation.
J'aide les équipes débordées par les tâches répétitives.
Je mets en place des outils qui répondent aux messages, récupèrent des informations, traitent les factures et vérifient les données automatiquement.

Pourquoi cette page existe

C'est rarement la raison pour laquelle on nous appelle, et c'est presque toujours ce que nous trouvons. Quand un flux est mal relié, quelqu'un compense. Ce quelqu'un finit par croire que ce travail fait partie du métier.

L'automatisation n'a d'intérêt que sur un processus déjà compris. C'est pourquoi elle arrive après le diagnostic et la remédiation, jamais avant.

En bref

Le sujet: Le travail répétitif que vos équipes exécutent à la main parce que deux systèmes ne se parlent pas : ressaisie, rapprochements, relances, exports recopiés.
Ce que nous faisons: Nous cartographions la tâche telle qu'elle est réellement faite, puis supprimons l'étape manuelle — le plus souvent en reliant ce qui existe déjà, pas en ajoutant un outil.
Quand cela se propose: Sur constat, pendant ou après une intervention de niveau 1. Ce n'est pas un point d'entrée : nous ne le proposons qu'après avoir vu vos flux.
Ce que nous ne faisons pas: Nous ne vendons pas de plateforme d'automatisation et ne remplaçons pas d'équipe. Nous retirons le travail qui n'aurait pas dû exister.

Le travail qui ne devrait plus exister

Quatre catégories, faciles à reconnaître dans une journée type.

Ressaisie

La même donnée recopiée d’un écran à un autre, parfois plusieurs fois par jour.

Vérification

Les mêmes contrôles refaits manuellement, sur les mêmes documents, chaque semaine.

Rapprochement

Le pointage matinal entre les factures, les paiements et les commandes.

Réponses répétitives

Les mêmes questions qui reçoivent chaque jour la même réponse, écrite à la main.

Ce que nous mettons en place

Chaque automatisation remplace un geste précis que nous avons observé.

Traitement des factures
Extraction, contrôle et intégration des factures entrantes sans saisie manuelle.
Rapprochement automatique
Mise en correspondance des factures, commandes et paiements, avec les écarts isolés pour revue.
Validation des données
Les contrôles récurrents sont exécutés systématiquement, pas quand quelqu’un y pense.
Réponses automatisées
Les demandes courantes reçoivent une réponse immédiate ; le reste est transmis à un humain.
Synchronisation des systèmes
Les informations circulent entre applications au lieu d’être recopiées.
Supervision
Des alertes utiles quand un traitement échoue — et rien du tout quand tout va bien.

Nous le proposons quand nous avons constaté ceci

L'automatisation générique ne sert à rien. L'automatisation d'un geste précis, si.

Un rapprochement fait à la main chaque matinautomatisation du rapprochement
Des factures ressaisies pour passer d’un système à l’autretraitement automatique des factures
Les mêmes vérifications répétées chaque semainecontrôles automatisés
Des messages entrants traités un par unréponses et qualification automatisées
Une donnée saisie deux fois dans deux applicationsintégration des systèmes

Questions fréquentes

Est-ce que cela supprime des postes ?

Ce n'est pas l'objectif et ce n'est pas ce que nous observons. Ce qui disparaît, ce sont les gestes que personne ne revendique : la ressaisie, le pointage, la vérification en double. Le temps récupéré retourne au travail que ces équipes sont les seules à pouvoir faire.

Peut-on automatiser sans changer nos outils ?

Le plus souvent oui. Nous travaillons sur vos systèmes existants ; remplacer un outil est une décision lourde qui doit se justifier autrement que par un besoin d'automatisation.